ERP-System: Definition, Aufgaben, Systemintegration und Anbieter

Die Abkürzung ERP steht für Enterprise Resource Planning. Dabei geht es um die Planung, Steuerung und Verwaltung von Ressourcen und Abläufen eines Unternehmens. ERP soll helfen die Geschäftsprozesse eines Unternehmens transparent und nachvollziehbar zu machen. Dadurch sollen betriebliche Produktionsfaktoren wie beispielsweise benötigte Materialien besser planbar gemacht werden. So können die Abläufe eines Unternehmens effizienter gestaltet und dessen Leistung optimiert werden.

Ein ERP-System bietet eine Lösung für die Steuerung und Verwaltung von Prozessen für das gesamte Unternehmen.

In ein ERP-System werden alle bestehenden Unternehmensdaten eingetragen. Diese werden dann auf einer zentralen Datenbank gespeichert. Jeder Mitarbeiter kann über das ERP-System auf diese Daten von überall aus zugreifen. Dabei können Zugriffsrechte für einzelne Abteilungen und Personen festgelegt werden. Der Vorteil eines ERP-Systems ist, dass jeder Mitarbeiter auf denselben aktuellen Datenstand zugreifen kann. So sind alle auf demselben Stand und es kommt zu keinen Inkonsistenzen und Redundanzen von Daten. Gleichzeitig müssen Kunden-, Lieferantendaten oder ähnliches nicht mehrfach von verschiedenen Abteilungen erfasst werden. Sind die Daten einmal erfasst, kann jeder Berechtigte darauf zugreifen. Zusätzlich kann durch das ERP-System die Papierflut reduziert werden. Ein ERP-System kann folglich Zeit und Kosten sparen. Des Weiteren gewährt ein ERP-System einen besseren Gesamtüberblick über das Unternehmen, was beim Treffen von strategischen und operativen Entscheidungen hilft.

Ein ERP-System unterstützt Abteilungen eines Unternehmens bei operativen Aufgaben. ERP-Systeme beinhalten die Bereiche Finanz- und Rechnungswesen, Controlling, Beschaffung/Materialwirtschaft, Produktion, Vertrieb, Forschung und Entwicklung, Anlagenwirtschaft sowie Personalwesen, welche über eine gemeinsame Datenbasis miteinander verknüpft sind. Das ERP-System soll dabei helfen möglichst viele Abläufe zu automatisieren und so den personellen Aufwand zu reduzieren. Dadurch sind Prozesse weniger fehleranfällig und das Personal wird von trivialen Aufgaben entlastet. Das Controlling im ERP umfasst dabei das gesamte technische, materielle und vertriebliche Controlling, mit welchem sich die einzelnen Zustände überwachen lassen. Es zeigt sowohl kritische Punkte als auch Abweichungen auf, bei denen ein steuerndes Eingreifen erforderlich wird.

Je vernetzter einzelne Abteilungen und Bereiche eines Unternehmens miteinander sind, desto sinnvoller wird es ein ERP-System zu integrieren. Dies kann die Datenverwaltung enorm erleichtern. Da sich alle Daten auf einer zentralen Datenbank befinden, können Abteilungen jederzeit und von überall auf gleiche Daten zugreifen. Inkonsistenz und Redundanz von Daten werden vermieden.

Während Standardsoftware darauf abzielt in möglichst vielen verschiedenen Unternehmen einsetzbar zu sein, bietet Individualsoftware eine Lösung speziell für ein einzelnes Unternehmen. Individualsoftware ist daher normalerweise nicht für den Einsatz in anderen Unternehmen geeignet. Standardsoftware hingegen kann in jedem Unternehmen implementiert und an dessen Anforderungen angepasst werden. Die wohl bekannteste und meist verbreitetste ERP-Standardsoftware sind Microsoft Dynamics, Oracle Fusion und SAP ERP.
Wie wird nun aber entschieden, welche Softwarelösung besser zu einem Unternehmen passt?
Kriterien, die bei der Entscheidung berücksichtigt werden sollten, sind beispielsweise Hardware- und Softwareeigenschaften (z.B. Architekturen, Plattformen, Betriebssysteme und Datenbanken), Funktionalitäten bzw. Funktionsanforderungen, Sicherheit (z.B. Regelung von Zugriffsrechten), Kosten (z.B. Anschaffungskosten, Kosten für Entwicklung) und mögliche Risiken (z.B. Investitionsrisiken, Wartung und Weiterentwicklungen). Gibt es eine Standardsoftware, die gut zu den eigenen Prozessen, Strukturen und Anforderungen passt, empfiehlt es sich diese einer Individualsoftware vorzuziehen, denn Individualsoftware ist oft sehr teuer. Nicht jedes Unternehmen hat das dafür benötigte Budget, oft fehlt hier auch das nötige Know-how bzw. geeignete Fachkräfte für die Entwicklung.

Wie bei den meisten Softwarelösungen gibt es auch für ERP-Systeme kommerzielle und OpenSource Software. Es besteht aber auch die Möglichkeit, eine Cloud-Software zu mieten.

Bei dem Kauf einer kommerziellen ERP-Software erhält ein Unternehmen eine Lizenz. Die Software wird auf den Servern des Unternehmens installiert und betrieben. Beispiele für kommerzielle Software sind SAP ERP, Microsoft Dynamics, Oracle Fusion und abas-Business Software. Wenn der Kauf einer kommerziellen Software jedoch zu teuer ist, kann auf OpenSource-Software zurückgegriffen werden. Diese sind wesentlich günstiger. Hier besteht zusätzlich eine einfachere Möglichkeit die Software direkt über den Quellcode anzupassen. Dies bietet eine hohe Flexibilität und Anpassungsfähigkeit. Es sollte aber beachtet werden, dass dies das dafür benötigte Know-how voraussetzt. Beispiele für OpenSource-Software wären ADempiere, OpenERP und Openbravo.
Eine weitere Möglichkeit ist, ein cloudbasiertes ERP-System zu mieten. Dabei wird dieses dem Unternehmen von einem externen Dienstleister über das Internet bereitgestellt. Es fallen „nur“ Mietkosten an, Lizenzgebühren oder ähnliches entfallen. Bei dieser Möglichkeit muss das Unternehmen das ERP-System nicht selbst betreiben. Updates oder ähnliches werden vom externen Dienstleister ausgeführt. Dies kann einem Unternehmen viel Zeit sparen. Allerdings sollte beachtet werden, dass ein Unternehmen bei diesem System-Modell komplett abhängig vom Dienstleister ist. Gibt es technische Probleme und der Server fällt aus, muss gewartet werden bis dieser die Probleme behoben hat. Das Unternehmen hat auf die Schnelligkeit keinen Einfluss. Auch werden unter anderem sensible Unternehmensdaten auf der externen Cloud gespeichert. Beispiele für Cloud-Software wären Microsoft Dynamics NAV 2013, SAP Business ByDesign und Office Line 24.

Ob kommerzielle Software, Open Source Software oder ERP aus der Cloud, jedes Modell hat seine eigenen Vor- und Nachteile. Bevor für eine Variante entschieden wird, sollte jedes Unternehmen abwägen, was für seine Prozesse, Abläufe und Strukturen am geeignetsten erscheint.

Kompromisse kosten die Unternehmen auf die Dauer Unmengen an Geld und Zeit.

In sehr vielen Unternehmen sind oftmals sehr gute ERP-Systeme vorhanden, werden aber nur rudimentär genutzt. In anderen Unternehmen werden die vorhandenen ERP-Systeme nicht weitergepflegt, so dass Sie an die Veränderungen der Unternehmensprozesse selbst nicht mehr angepasst wurden. Oftmals sind die vorhandenen ERP-Systeme mit Altdaten regelrecht „zugemüllt“, so dass sie unnötigerweise entweder sehr hohe Rechnerleistungen in Anspruch nehmen oder durch die Altdaten die Geschwindigkeit der Prozesse bereits erheblich beeinträchtigt ist. Von der Vorhaltung großer Massendatenspeicher ganz zu schweigen. Die beste Software-Lösung kann immer noch zu einem Misserfolg werden, wenn das notwendige Know-how zur Mobilisierung und Umsetzung der Lösung fehlt. ERP-Know-how und ERP-Systeme produktunabhängig und individuell an Geschäftsprozesse, Workflows, Supply-Chains, Controlling und an die Unternehmenssteuerung genau anpassen, implementieren, optimieren und ganzheitlich integrieren, das ist das Erfolgsmerkmal für effizientes Unternehmensbusiness. Ein hoher Automatisierungsgrad und eine weitgehende Durchgängigkeit des Datenworkflows sichern zusätzlich Schnelligkeit bei niedrigen Gemeinkosten. Neue Technologien erlauben es, die Kombination von heterogenen IT- und Software-Systemen zu einer durchgängigen und anwenderfreundlichen Arbeitsumgebung zu gestalten.

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