Was ist Controlling? - Definition, Ziele, Aufgaben und Software

Der Begriff „Controlling“ entstand in den 70er Jahren aus dem Bereich des Rechnungswesens. Anfangs umfasste das Controlling nur die Finanzbuchhaltung. Doch mit der Entwicklung der Wirtschaft wuchs auch der Aufgabenbereich des Controllings. Zusätzlich kamen unter anderem noch die Betriebsbuchhaltung mit der Kostenstellenrechnung und innerbetrieblichen Leistungsrechnung, die operative Planung und Kontrolle, die strategische Planung und Kontrolle, die normative Planung und Kontrolle und die Balanced Scorecard hinzu. Das Controlling umfasst heute also deutlich mehr als nur das Gebiet des Rechnungswesens.

Im Allgemeinen bedeutet „Controlling“ Steuerung und Navigation. Es dient der Steuerungs-, Dokumentations- und Informationsfunktion sowie der Koordinationsfunktion, Planungs- und Kontrollfunktion als auch der Rationalisierungsfunktion. Dabei spielt die Beantwortung von Fragen wie „Welche Daten und Zahlen sollen erfasst, analysiert und weitergegeben werden?“, „Wie soll ein Plan koordiniert werden?“, „Werden aufgestellte Pläne, z.B. Budgets, eingehalten?“, „Gibt es Abweichungen und wenn ja, welche?“, „Welche Gegenmaßnahmen gibt es?“, „Warum wurde eine nicht-rationale Entscheidung getroffen?“ eine wichtige Rolle.

Controlling wird unabhängig von Branchen und Unternehmens-/ Institutionsgröße eingesetzt. Hierbei werden jedoch je nach Wirtschaftsbereich spezifische Ansätze verwendet. So gibt es beispielsweise das Industrie-Controlling speziell für den Industriebereich, Handels-Controlling speziell für den Handel und Dienstleistungs-Controlling speziell für den Dienstleistungssektor. Ebenso gibt es für die verschiedenen Funktionsbereiche eines Unternehmens beispielsweise speziell Fertigungs-Controlling, Beschaffungs-Controlling, Vertriebs- und Marketing-Controlling.

Grundlegendes Ziel des Controllings ist es die Existenz eines Unternehmens langfristig zu sichern. Dazu unterstützt das Controlling die Unternehmensführung und die Abteilungsleiter, indem es die benötigten Informationen zur Koordination unterschiedlicher Teilsysteme beschafft, verarbeitet und bereitstellt. Das Management bekommt so eine geeignete Grundlage für zukünftige Entscheidungen. Folglich dient das Controlling der ziel- und zukunftsorientierten Unternehmenssteuerung und dient zudem als ein unerlässliches Frühwarnsystem. Dabei sind die vier Säulen des Controllings Effizienz, Effektivität, Rationalität und Schnelligkeit elementar.

Grundsätzlich sind Controller für die betriebliche Daten- und Informationsversorgung zuständig. Dabei werden Herausforderungen und Zielsetzung eines Unternehmens berücksichtigt. Außerdem sorgen sie für Ergebnis-, Finanz-, Prozess- und Strategietransparenz, um die Wirtschaftlichkeit des Unternehmens zu erhöhen.

Beispiele für die Aufgaben eines Controllers sind:

• Entwicklung und Anwendung von Methoden für die Zielüberwachung und -erreichung
• Bewertung der Wirtschaftlichkeit von Projekten
• Unterstützung bei der Budgetplanung
• Durchführung von Abweichungsanalysen (Soll-Ist-Plan-Vergleich)
• Erstellung eines umfassenden betrieblichen Berichtswesens
• Bereitstellung von Frühwarninformationen für sich ändernde Trends

Allgemein unterscheidet man zwischen dem operativen Controlling und dem strategischen Controlling. Diese haben jeweils andere Schwerpunkte betreffend ihrer Aufgaben.

Der Deckungsbeitrag ist der Betrag, der nach Abzug der variablen Kosten von den Erlösen zur Deckung der Fixkosten zur Verfügung steht. Mithilfe der Deckungsbeitragsrechnung kann folglich untersucht werden, ob ein Produkt einen positiven oder negativen Deckungsbeitrag liefert. Hierbei sollte jedoch beachtet werden, dass auch Produkte mit negativem Deckungsbeitrag für das Produktportfolio von Relevanz sein können. D.h. bevor diese abgestoßen werden, sollten diese genauer betrachtet und abgewogen werden, inwiefern das Produkt tatsächlich erforderlich ist.

Mit der Break-Even-Analyse wird ermittelt, wann eine Gewinnschwelle (Break-Even-Point) erreicht ist. Der Break-Even-Point ist erreicht, wenn der Gesamterlös gleich den Kosten ist. Die Kosten umfassen hierbei die Summe aus variablen und fixen Kosten. Folglich kann mithilfe der Break-Even-Analyse beispielsweise berechnet werden, wie viele Produkte eines Produkttyps verkauft werden müssen, um alle dazugehörigen Kosten zu decken.

Die Abweichungsanalyse ist ein essentielles Werkzeug im Controlling. Dabei werden Ist-Werte mit den dazugehörigen, zuvor bestimmten, Soll- und Plan-Werten verglichen (Soll-Ist-Plan-Vergleich). Ziel ist es, Abweichungen der Ist-Werte möglichst früh zu entdecken, um rechtzeitig eingreifen und geeignete Maßnahmen zu entwickeln und durchführen zu können.

Mithilfe einer Liquiditätsplanung soll die kontinuierliche Zahlungsfähigkeit eines Unternehmens sichergestellt bzw. aufrechterhalten werden.

Auch die Prozesskostenrechnung sowie Investitions- und Wirtschaftlichkeitsberechnungen gehören zu den operativen Controllinginstrumenten.

Die mithilfe der oben genannten Instrumente gewonnen Informationen und Ergebnisse werden dann der Unternehmensführung/dem Management vorgelegt. Das operative Controlling nimmt so eine Vermittlerfunktion zwischen den einzelnen Abteilungen eines Unternehmens und der Geschäftsführung ein.

Das strategische Controlling ist im Gegensatz zum operativen Controlling für den langfristigen Erfolg des Unternehmens zuständig. Dazu soll mithilfe von Formulierung und Festlegung von Unternehmenszielen und geeigneten Maßnahmen die Effektivität des Unternehmens gesichert werden. Dabei gilt es die Zielerreichung regelmäßig zu überprüfen und Maßnahmen bei Bedarf anzupassen.

Auch für das strategische Controlling gibt es spezielle Controllinginstrumente. Beispiele dafür sind:

Die Balanced Scorcard ist ein Instrument für die Perspektivintegration in der Strategieimplementierung (Kaplan/Norton 1997). Dazu werden vier unterschiedliche Perspektiven betrachtet:

• Finanzielle Perspektive: „Wie soll gegenüber Teilhabern aufgetreten werden, um finanziellen Erfolg zu haben?“
• Kunden-Perspektive: „Wie soll gegenüber Teilhabern aufgetreten werden, um die eigenen Visionen zu verwirklichen?“
• Perspektive der internen Geschäftsprozesse: „Wie können Veränderungs- und Wachstumspotenziale gefördert werden, um die eigenen Visionen zu verwirklichen?“
• Perspektive von Lernen und Entwicklung: „In welchen Geschäftsprozessen muss das eigene Unternehmen besser als die Wettbewerber sein, um Teilhaber zufriedenzustellen?“

Ein Produkt-Lebenszyklus beschreibt den gesamten Lebenszyklus eines Produktes. Dieser besteht aus 4 Phasen:

• Einführungsphase
• Wachstumsphase
• Reife-/Sättigungsphase
• Degenerationsphase

Mithilfe einer Produkt-Lebenszyklus-Analyse kann beispielsweise die Entwicklung der Absatz- und Umsatzzahlen eines Produktes innerhalb der einzelnen Phasen untersucht und prognostiziert werden. Dies kann die Strategieentwicklung für das jeweilige Produkt unterstützen.

Mithilfe der Sensibilitätsanalyse wird die Sensibilität von (kritischen) Kennzahlen auf Veränderungen einzelner Input-Werte untersucht bzw. gemessen.

Mithilfe einer Liquiditätsplanung soll die kontinuierliche Zahlungsfähigkeit eines Unternehmens sichergestellt bzw. aufrechterhalten werden.

SWOT ist die Abkürzung der vier Begriffe „Strengths“, „Weakness“, „Opportunities“ und „Threats“. Folglich geht es bei der SWOT-Analyse, um das Analysieren der unternehmensinternen Schwächen und Stärken sowie der Chancen und Risiken eines Unternehmens. Dadurch soll die Position eines Unternehmens im Markt bestimmt werden. Außerdem soll es die Strategieentwicklung unterstützen. So können beispielsweise Maßnahmen zur Verbesserung oder Eliminierung bestehender Schwächen entwickelt und durchgeführt werden. Auch kann es helfen bisher ungenutzte Potenziale aufzudecken.

Target Costing, auch Zielkostenrechnung genannt, beschäftigt sich im Allgemeinen mit der Frage „Wieviel darf ein Produkt kosten?“. Dabei spielen die Selbstkosten eines Produktes sowie die Zahlungsbereitschaft von Individuen eine zentrale Rolle. Jedes Unternehmen hat eine bestimmte Vorstellung wieviel Gewinn ein Produkt erzielen soll. Ist ein Produkt jedoch zu teuer kann es sein, dass das Produkt keine Abnehmer findet. Daher wird bei dieser Methode zunächst eine Marktforschung durchgeführt, um den aktuellen Reservationspreis der Individuen herauszufinden. Der Reservationspreis gibt Aufschluss darüber wieviel ein Konsument bereit ist für das Produkt maximal zu bezahlen. Zusammen mit der gewünschten Gewinnspanne ergeben sich die maximalen Selbstkosten, die ein Produkt haben darf.

Eine spezielle Software für Controlling bietet umfassende Funktionen, die ein effizienteres und professionelleres Arbeiten für Controller ermöglichen.

Microsoft Excel ist heutzutage auf fast jedem Computer installiert. In Unternehmen gehört Excel mit zur Standard-Software. Gerade für Controller ist Excel eines der wichtigsten Werkzeuge. In Excel lassen sich Zahlen übersichtlich aufbereiten und mithilfe von Formeln auch komplexe Ergebnisse berechnen. Außerdem bietet Excel zahlreiche Darstellungsmöglichkeiten, wie beispielsweise Tabellen, Diagramme und Datenbanken, um die Daten und Ergebnisse schnell zu visualisieren und zu präsentieren. Auch die Verwendung von Excel-Makros kann die Ausführung von Controlling-Aufgaben zusätzlich vereinfachen und beschleunigen.

Abfragen und Analysen für Entscheidungsprozesse beruhen meist auf mehr als zwei Dimensionen. Ein einfaches Beispiel wäre eine Analyse hinsichtlich des Verkaufs eines bestimmten Produkts, in einer bestimmten Region, in einem bestimmten Quartal. Dafür sind mehrere Dimensionen notwendig. Solch eine Multidimensionalität kann mithilfe eines Datenwürfels visualisiert werden. Dazu wird ein OLAP-System eingesetzt.

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Grundsätzlich sollte vor dem Kauf einer Controlling-Software ein Katalog mit Mindestanforderungen definiert werden. Dieser kann anschließend mit den zahlreichen, verschiedenen Software-Angeboten verglichen werden. So kann sichergestellt werden, dass die gekaufte Software auch tatsächlich die Funktionen umfasst, die für das jeweilige Unternehmen von Bedeutung sind.

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