Das Projektmanagement für den Aufbau, Ausbau und das Reengineering von aktiven, ganzheitlichen und integrierten Controlling- und Unternehmenssteuerungssystemen verknüpft mit ERP-Systemen

Bei einem Projekt handelt es sich um ein einmaliges Vorhaben, das auf eine Zielsetzung ausgerichtet ist. Grundlegend muss es einen Projektauftrag und ein Projektziel geben. Ein Projekt ist in der Regel zeitlich befristet. Der Zeitpunkt für Projektbeginn und Projektende wird vorgegeben. In einem Projekt arbeiten meist Personen aus unterschiedlichsten Abteilungen zusammen. Bei Einbeziehung externer Berater kommen noch externe Unternehmen hinzu. Die Beteiligten präsentieren in meist wöchentlichen Terminen ihren aktuellen Stand. Dabei können die wöchentlichen Ergebnisse evaluiert, Absprachen getroffen und auf zeitnah ausstehende Ereignisse hingewiesen werden.
Ein Projekt besitzt eine eindeutige Zielsetzung. Wird diese Zielsetzung bis zum Fertigstellungstermin erfüllt, ist das Projekt erfolgreich beendet. Doch um einen erfolgreichen Ausgang zu gewährleisten, bedarf es einer Führung. Diejenige Person, die ein Projekt plant, überwacht und steuert, wird Projektmanager genannt. Die Verantwortlichkeiten sind wie die Zielsetzung ebenfalls eindeutig bestimmt.

Nach DIN-Norm (DIN 69901-5:2009-01) ist das Projektmanagement für die „Gesamtheit von Führungsaufgaben, -organisation, -techniken und -mitteln für die Initiierung, Definition, Planung, Steuerung und den Abschluss von Projekten“ verantwortlich. Das Ziel dabei ist, die Abwicklung des Projekts effizient und transparent zu gestalten. Risiken hinsichtlich Zeit, Kosten und Qualität sollen dabei berücksichtigt werden. Das Projekt soll innerhalb des geplanten Zeitfensters termintreu und mit möglichst optimalem Personal- und Kapitalressourceneinsatz abgeschlossen werden. Der Anspruch an die Qualität muss ebenfalls erfüllt werden. Durch eine Erhöhung der Motivation der beteiligten Mitarbeiter kann das Endergebnis zusätzlich verbessert werden.

Ein Projektmanager hat darauf zu achten, dass sich die Projektkosten im vorher vereinbarten Rahmen bewegen. Handelt es sich beispielsweise bei dem Projekt um die Fertigung eines neuen Geräts oder sogar um die Einführung eines neuartigen Produkts, muss darauf geachtet werden, dass dessen Bauteile die bestmöglichste Qualität innerhalb des festgelegten Preisfensters erreichen. Überschreiten Bauteile das Budget, müssen gegebenenfalls Features wieder entfernt oder vereinfacht werden.
Ein weiterer wichtiger Faktor ist die Zeit. Das Projekt hat in einem vorher festgelegten Zeitfenster fertiggestellt zu sein. Auch hier ist, wie in so vielen anderen Situationen, Zeit Geld. Wird für ein Projekt mehr Zeit benötigt als geplant, ist das zuständige Personal länger mit diesem beschäftigt. Entweder verzögert sich die Erledigung anderer Aufgaben oder es müssen Überstunden abgeleistet werden. Für den zeitlichen Mehraufwand muss das Personal entsprechend vergütet werden. Eine andere Möglichkeit wäre die Einbeziehung zusätzlichen Personals, was allerdings auch nicht zu einer Reduzierung der entstehenden Kosten führen würde. Handelt es sich bei dem Projekt um die Herstellung eines Produkts, verzögert sich durch die längere Herstellungs- und Fertigstellungsdauer der Markteintritt. Je früher ein Produkt auf dem Markt erscheint, desto früher kann es von Kunden gekauft werden. Verzögert sich der Markteintritt, büßt das Unternehmen auch an dieser Stelle Geld und im Falle einer Konkurrenzsituation auch Marktanteile ein.

Zusammenfassend kann also gesagt werden, dass der Fokus des Projektmanagements auf dem Zusammenspiel von Kosten, Qualität und Zeit liegen muss, wobei die Zielerreichung stets im Mittelpunkt steht. Wird ein Faktor vernachlässigt, leiden auch die anderen beiden darunter und es kommt zu keinem zufriedenstellenden Ausgang.

Die Projektdefinition leitet den Projektstart ein. Das Projektumfeld sowie das Projekt selbst werden dabei analysiert. Das Projektziel wird klar definiert. Dieses soll unter anderem als Motivation und Leitfaden für Entscheidungen dienen. Außerdem muss ein Projektziel SMART sein. SMART steht hier für „Specific“, „Measurable“, „Accepted“, „Realistic“, „Timely“. D.h. das Projektziel soll eindeutig definiert werden, messbar sein, akzeptiert werden, eine realistische Ausführbarkeit, eine klare Terminvorgabe haben und somit terminierbar sein. Häufig stellt das Projektziel ein Oberziel dar, dass viele kleine Unterziele besitzt. Die Erreichung dieser Unterziele soll einen Weg zur Erreichung des Oberziels bilden.
Der Zeitpunkt des Projektergebnisses und die Anforderungen daran werden in der Phase der Projektdefinition ebenfalls festgelegt. Auch werden die Kriterien für die Projekt-Abnahme beschrieben. Zudem werden schon bekannte Risiken geklärt. Diese betreffen unter anderem Risiken bei der Projektumsetzung, wie die Budgeterhöhung aufgrund von Komplikationen und Problemen bei der Realisierung und Risiken der Akzeptanz im Unternehmen und gegenbenenfalls im Markt. Es wird zudem eine Bewertung der Risikofaktoren durchgeführt. Je nachdem müssen Risikozuschläge in den Projektplan einbezogen werden. Gleichzeitig wird dem Eintreten eines Risikos mit Präventivmaßnahmen, zum Beispiel mit Prototyping oder Workarounds, entgegengearbeitet. Dies kann zu einer Risikoverminderung führen. Allerdings ist es manchmal von Vornherein klar, dass Risiken eingegangen werden. Es ist sinnvoll, diese zu identifizieren und von Anfang an mit einzuplanen.
Das Projekt wird mithilfe eines Projektstrukturplans in Teilaufgaben zerlegt. Es kann anhand bestehender Vorgehensmodelle strukturiert und in Arbeitspakete und Meilensteine unterteilt werden. Durch Arbeitspakete wird ersichtlich, welche Leistungen für deren Umsetzung erforderlich sind. Die Rollen und Verantwortlichkeiten werden eindeutig zugewiesen. Damit wird der Eintritt der Projektorganisation, welche aus dem sogenannten Project Steering Committee (PSC) besteht, erleichtert. Das PSC umfasst Projektmanager, Projektteam und Auftraggeber. Projektmanager und Auftraggeber treffen Vereinbarungen über Aufträge. Diese werden in einem Projektvertrag schriftlich festgehalten.
Das Personal wird einem Arbeitspaket hinsichtlich seiner Kompetenzen und Verfügbarkeiten zugewiesen und eingeplant. Anhand letzteren kann ein verbindlicher Projektdurchführungsplan erstellt werden. Die durch den Personaleinsatz und weiteren benötigten Ressourcen (wie beispielsweise Hardware, Software, Maschinen) entstehenden Kosten müssen abgewägt und detailliert geplant werden, um das Projekt auf seine Wirtschaftlichkeit hin berechnen zu können. Das Ende der Projektorganisation und der Start des Projekts leitet die Kickoff-Veranstaltung ein. Bei dieser Besprechung werden alle Beteiligten eingehend über das weitere Vorgehen informiert.

Kurz zusammengefasst kann gesagt werden, dass die Projektdefinition folgende Planungsschritte umfasst: Definition des Projektziels, Erstellung eines Projektstrukturplans, Durchführung einer Aufwands- und Kostenschätzung, Ablaufplanung, Terminplanung und Ressourcenplanung.

Sobald das Projekt begonnen hat, wird seine Planung immer weiter ausgearbeitet. Mithilfe von Soll-Ist-Vergleichen wird der Fortschritt überprüft. Falls Abweichungen oder Risiken festgestellt werden, werden diese zunächst analysiert, bevor mit Gegensteuerungsmaßnahmen begonnen wird. Dies ist Teil des Controllings. Es übernimmt die Überwachung und Steuerung eines Projekts und ist für die Durchführung eines Projekts unerlässlich. Soll- und Ist-Daten müssen permanent im Blick gehalten werden, um bei Abweichungen schnellstmöglich reagieren zu können.
Um den Fortschritt des Projekts einschätzen zu können, ist es sinnvoll die Teilergebnisse der Projektmeilensteine zu analysieren und die erzielten Ergebnisse durchgehend zu dokumentieren. Ebenso sollten Kostenpläne sowie To-Do-Listen beobachtet und analysiert werden. Für eine erfolgreiche Durchführung des Projekts ist es zudem wichtig, dass sich das beteiligte Personal gegenseitig respektiert und wertschätzt. Die Aufgabenstellung sollte für jeden Mitarbeiter klar und verständlich formuliert sein.
Falls ein erfolgreicher Projektausgang trotz Einhaltung aller gut durchdachten Maßnahmen plötzlich ungewiss erscheint, sollte man sich nicht vor Veränderungen verschließen. Mögliche Konfliktlösungen könnten eine Projektneuausrichtung oder Sanierung und im schlimmsten Fall ein Abbruch sein.

Am Ende eines Projekts findet eine Projektabschlussbesprechung statt, in welcher gemeinsam über den Verlauf des Projekts diskutiert wird. Das Team tauscht sich über positive und negative Erfahrungen und Erkenntnisse aus. Um aus negativen Erfahrungen lernen zu können, werden Verbesserungsvorschläge notiert. Die vorausgeplanten Arbeitsstunden und Kosten werden mit den tatsächlich benötigten verglichen und nachkalkuliert. Außerdem vergleicht der Projektmanager das Projektergebnis mit den Abnahmekriterien. Wenn die Qualität übereinstimmt, nimmt der Kunde das Ergebnis ab. Mit der Abnahme des Projekts ist dieses beendet.

Im Folgenden wird der Ablauf der Realisierungsschritte für das Projektmanagement für den Aufbau, Ausbau und das Reengineering von aktiven, ganzheitlichen und integrierten Controlling- und Unternehmenssteuerungssystemen verknüpft mit ERP-Systemen beschrieben:

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