Controlling, Projektmanagement, Projektcontrolling

Projektmanagement

Kompetenz in Controlling und
ERP



Das Projektmanagement für den Aufbau, Ausbau und das Reengineering von aktiven, ganzheitlichen und integrierten Controlling- und Unternehmenssteuerungssystemen verknüpft mit ERP-Systemen


Projektmanagement Controlling


Was ist ein Projekt?

Bei einem Projekt handelt es sich um ein einmaliges Vorhaben, das auf eine Zielsetzung ausgerichtet ist. Grundlegend muss es einen Projektauftrag und ein Projektziel geben. Ein Projekt ist in der Regel zeitlich befristet. Der Zeitpunkt für Projektbeginn und Projektende wird vorgegeben. In einem Projekt arbeiten meist Personen aus unterschiedlichsten Abteilungen zusammen. Bei Einbeziehung externer Berater kommen noch externe Unternehmen hinzu. Die Beteiligten präsentieren in meist wöchentlichen Terminen ihren aktuellen Stand. Dabei können die wöchentlichen Ergebnisse evaluiert, Absprachen getroffen und auf zeitnah ausstehende Ereignisse hingewiesen werden.
Ein Projekt besitzt eine eindeutige Zielsetzung. Wird diese Zielsetzung bis zum Fertigstellungstermin erfüllt, ist das Projekt erfolgreich beendet. Doch um einen erfolgreichen Ausgang zu gewährleisten, bedarf es einer Führung. Diejenige Person, die ein Projekt plant, überwacht und steuert, wird Projektmanager genannt. Die Verantwortlichkeiten sind wie die Zielsetzung ebenfalls eindeutig bestimmt.


Ziel des Projektmanagements

Nach DIN-Norm (DIN 69901-5:2009-01) ist das Projektmanagement für die „Gesamtheit von Führungsaufgaben, -organisation, -techniken und -mitteln für die Initiierung, Definition, Planung, Steuerung und den Abschluss von Projekten“ verantwortlich. Das Ziel dabei ist, die Abwicklung des Projekts effizient und transparent zu gestalten. Risiken hinsichtlich Zeit, Kosten und Qualität sollen dabei berücksichtigt werden. Das Projekt soll innerhalb des geplanten Zeitfensters termintreu und mit möglichst optimalem Personal- und Kapitalressourceneinsatz abgeschlossen werden. Der Anspruch an die Qualität muss ebenfalls erfüllt werden. Durch eine Erhöhung der Motivation der beteiligten Mitarbeiter kann das Endergebnis zusätzlich verbessert werden.


Aufgaben des Projektmanagements

Aufgaben des Projektmanagements Ein Projektmanager hat darauf zu achten, dass sich die Projektkosten im vorher vereinbarten Rahmen bewegen. Handelt es sich beispielsweise bei dem Projekt um die Fertigung eines neuen Geräts oder sogar um die Einführung eines neuartigen Produkts, muss darauf geachtet werden, dass dessen Bauteile die bestmöglichste Qualität innerhalb des festgelegten Preisfensters erreichen. Überschreiten Bauteile das Budget, müssen gegebenenfalls Features wieder entfernt oder vereinfacht werden.
Ein weiterer wichtiger Faktor ist die Zeit. Das Projekt hat in einem vorher festgelegten Zeitfenster fertiggestellt zu sein. Auch hier ist, wie in so vielen anderen Situationen, Zeit Geld. Wird für ein Projekt mehr Zeit benötigt als geplant, ist das zuständige Personal länger mit diesem beschäftigt. Entweder verzögert sich die Erledigung anderer Aufgaben oder es müssen Überstunden abgeleistet werden. Für den zeitlichen Mehraufwand muss das Personal entsprechend vergütet werden. Eine andere Möglichkeit wäre die Einbeziehung zusätzlichen Personals, was allerdings auch nicht zu einer Reduzierung der entstehenden Kosten führen würde. Handelt es sich bei dem Projekt um die Herstellung eines Produkts, verzögert sich durch die längere Herstellungs- und Fertigstellungsdauer der Markteintritt. Je früher ein Produkt auf dem Markt erscheint, desto früher kann es von Kunden gekauft werden. Verzögert sich der Markteintritt, büßt das Unternehmen auch an dieser Stelle Geld und im Falle einer Konkurrenzsituation auch Marktanteile ein.

Zusammenfassend kann also gesagt werden, dass der Fokus des Projektmanagements auf dem Zusammenspiel von Kosten, Qualität und Zeit liegen muss, wobei die Zielerreichung stets im Mittelpunkt steht. Wird ein Faktor vernachlässigt, leiden auch die anderen beiden darunter und es kommt zu keinem zufriedenstellenden Ausgang.


Vorgehensweise beim Projektmanagement

Die Vorgehensweise beinhaltet folgende Arbeitsschritte:
Zuerst wird das Projekt definiert, daraufhin folgt die Durchführung und am Ende der Abschluss.


Vorgehensweise des Projektmanagements


Projektdefinition

Die Projektdefinition leitet den Projektstart ein. Das Projektumfeld sowie das Projekt selbst werden dabei analysiert. Das Projektziel wird klar definiert. Dieses soll unter anderem als Motivation und Leitfaden für Entscheidungen dienen. Außerdem muss ein Projektziel SMART sein. SMART steht hier für „Specific“, „Measurable“, „Accepted“, „Realistic“, „Timely“. D.h. das Projektziel soll eindeutig definiert werden, messbar sein, akzeptiert werden, eine realistische Ausführbarkeit, eine klare Terminvorgabe haben und somit terminierbar sein. Häufig stellt das Projektziel ein Oberziel dar, dass viele kleine Unterziele besitzt. Die Erreichung dieser Unterziele soll einen Weg zur Erreichung des Oberziels bilden.
Der Zeitpunkt des Projektergebnisses und die Anforderungen daran werden in der Phase der Projektdefinition ebenfalls festgelegt. Auch werden die Kriterien für die Projekt-Abnahme beschrieben. Zudem werden schon bekannte Risiken geklärt. Diese betreffen unter anderem Risiken bei der Projektumsetzung, wie die Budgeterhöhung aufgrund von Komplikationen und Problemen bei der Realisierung und Risiken der Akzeptanz im Unternehmen und gegenbenenfalls im Markt. Es wird zudem eine Bewertung der Risikofaktoren durchgeführt. Je nachdem müssen Risikozuschläge in den Projektplan einbezogen werden. Gleichzeitig wird dem Eintreten eines Risikos mit Präventivmaßnahmen, zum Beispiel mit Prototyping oder Workarounds, entgegengearbeitet. Dies kann zu einer Risikoverminderung führen. Allerdings ist es manchmal von Vornherein klar, dass Risiken eingegangen werden. Es ist sinnvoll, diese zu identifizieren und von Anfang an mit einzuplanen.
Das Projekt wird mithilfe eines Projektstrukturplans in Teilaufgaben zerlegt. Es kann anhand bestehender Vorgehensmodelle strukturiert und in Arbeitspakete und Meilensteine unterteilt werden. Durch Arbeitspakete wird ersichtlich, welche Leistungen für deren Umsetzung erforderlich sind. Die Rollen und Verantwortlichkeiten werden eindeutig zugewiesen. Damit wird der Eintritt der Projektorganisation, welche aus dem sogenannten Project Steering Committee (PSC) besteht, erleichtert. Das PSC umfasst Projektmanager, Projektteam und Auftraggeber. Projektmanager und Auftraggeber treffen Vereinbarungen über Aufträge. Diese werden in einem Projektvertrag schriftlich festgehalten.
Das Personal wird einem Arbeitspaket hinsichtlich seiner Kompetenzen und Verfügbarkeiten zugewiesen und eingeplant. Anhand letzteren kann ein verbindlicher Projektdurchführungsplan erstellt werden. Die durch den Personaleinsatz und weiteren benötigten Ressourcen (wie beispielsweise Hardware, Software, Maschinen) entstehenden Kosten müssen abgewägt und detailliert geplant werden, um das Projekt auf seine Wirtschaftlichkeit hin berechnen zu können. Das Ende der Projektorganisation und der Start des Projekts leitet die Kickoff-Veranstaltung ein. Bei dieser Besprechung werden alle Beteiligten eingehend über das weitere Vorgehen informiert.

Kurz zusammengefasst kann gesagt werden, dass die Projektdefinition folgende Planungsschritte umfasst: Definition des Projektziels, Erstellung eines Projektstrukturplans, Durchführung einer Aufwands- und Kostenschätzung, Ablaufplanung, Terminplanung und Ressourcenplanung.


Projektdurchführung

Sobald das Projekt begonnen hat, wird seine Planung immer weiter ausgearbeitet. Mithilfe von Soll-Ist-Vergleichen wird der Fortschritt überprüft. Falls Abweichungen oder Risiken festgestellt werden, werden diese zunächst analysiert, bevor mit Gegensteuerungsmaßnahmen begonnen wird. Dies ist Teil des Controllings. Es übernimmt die Überwachung und Steuerung eines Projekts und ist für die Durchführung eines Projekts unerlässlich. Soll- und Ist-Daten müssen permanent im Blick gehalten werden, um bei Abweichungen schnellstmöglich reagieren zu können.
Um den Fortschritt des Projekts einschätzen zu können, ist es sinnvoll die Teilergebnisse der Projektmeilensteine zu analysieren und die erzielten Ergebnisse durchgehend zu dokumentieren. Ebenso sollten Kostenpläne sowie To-Do-Listen beobachtet und analysiert werden. Für eine erfolgreiche Durchführung des Projekts ist es zudem wichtig, dass sich das beteiligte Personal gegenseitig respektiert und wertschätzt. Die Aufgabenstellung sollte für jeden Mitarbeiter klar und verständlich formuliert sein.
Falls ein erfolgreicher Projektausgang trotz Einhaltung aller gut durchdachten Maßnahmen plötzlich ungewiss erscheint, sollte man sich nicht vor Veränderungen verschließen. Mögliche Konfliktlösungen könnten eine Projektneuausrichtung oder Sanierung und im schlimmsten Fall ein Abbruch sein.


Abschluss des Projekts

Am Ende eines Projekts findet eine Projektabschlussbesprechung statt, in welcher gemeinsam über den Verlauf des Projekts diskutiert wird. Das Team tauscht sich über positive und negative Erfahrungen und Erkenntnisse aus. Um aus negativen Erfahrungen lernen zu können, werden Verbesserungsvorschläge notiert. Die vorausgeplanten Arbeitsstunden und Kosten werden mit den tatsächlich benötigten verglichen und nachkalkuliert. Außerdem vergleicht der Projektmanager das Projektergebnis mit den Abnahmekriterien. Wenn die Qualität übereinstimmt, nimmt der Kunde das Ergebnis ab. Mit der Abnahme des Projekts ist dieses beendet.


Projektmanagement-Anwendung: Vorgehensweise bei dem Aufbau, Ausbau und das Reengineering von Controlling- und Unternehmenssteuerungssystemen verknüpft mit ERP-Systemen

Im Folgenden wird der Ablauf der Realisierungsschritte für das Projektmanagement für den Aufbau, Ausbau und das Reengineering von aktiven, ganzheitlichen und integrierten Controlling- und Unternehmenssteuerungssystemen verknüpft mit ERP-Systemen beschrieben:


Ablauf der Realisierungsschritte

Praxiserprobte Lösungen und die Entwicklung unternehmensbezogener Auswertungen sichern Kunden schnell und einfach den Aufbau eines individuellen Controlling- und Unternehmensteuerungssystems zur weiteren Optimierung der Unternehmensentscheidungen. Eine detaillierte Analyse, gründliche Konzeption, gezielte Umsetzung Ihrer Anforderungen sowie die Einbindung, Nutzung und Optimierung Ihrer bestehenden ERP-Systeme und Individual-Software-Systeme ermöglichen es, bereits nach kurzer Zeit fertige Lösungen zu liefern. Das Projektmanagement und das Projektcontrolling sichern die Umsetzung der avisierten Projekt- und Unternehmensziele.




Erläuterung der Realisierungsschritte

Informationsgespräch mit dem Interessenten:
Besprechung grundlegender Informationen über das Unternehmen des Interessenten und die Möglichkeit der Zusammenarbeit.

Detailgespräch über zu erreichende Ziele:
Erörterung von Detailinformationen über die Zielsetzung des Kunden als Basis für die Konzeption des Controllings und des Unternehmenssteuerungssystems. Klärung der Grundlagen wie die Einbindung vorhandener ERP-Systeme oder den Aufbau von Data Warehouse Datenbanken.

Testworkshop oder Prototyping über eine Lösung (je nach Bedarf):
Auf Kundenwunsch kann vorab ein Prototyp über die Zielsetzung erstellt werden. Der Kunde erhält somit die Sicherheit, dass bei komplexen Aufgabenstellungen sein Ziel erreicht wird. Erste Ergebnisse werden sichtbar und nachvollziehbar.

Implementierung der Kundenlösung oder Konzeption und Umsetzung:
Konzeption und Umsetzung der Aufgabenstellungen, Implementierung der Software und Abläufe, Darstellung und Tests der Ergebnisse.

Produktivsetzung und Auswertung der Ergebnisse:
Einrichtung der periodischen Abläufe. Sichten und deuten der Ergebnisse mit den Verantwortlichen. Einleitung von Veränderungen, Verbesserungen und nicht selten: Höhere Qualität und bessere Werte im Bereich der Kalkulation und der Angebotssicherheit. Kontinuierliche Beratung und Reflexion der Ergebnisse, falls gewünscht.
Abschliessendes Projektcontrolling.


Projektmanagement-Software, -Lösungen und -Tools

Wenn mit zu vielen unterschiedlichen Programmen gearbeitet wird, gestaltet sich das Verwalten eines Projekts schwieriger, da man schnell den Überblick verlieren kann. So können Aktualisierungen oder Aufgaben übersehen werden. Entscheidet man sich für ein Tool, bringt es den großen Vorteil mit sich, dass darüber alles zentral verwaltet werden kann. Die Kommunikation kann vereinfacht werden, indem sie an einem Ort verwaltet wird. Auch verhilft ein zentraler Zugriffsort, indem Dateien, Projektpläne und Details hinterlegt sind, zu einer verbesserten Zusammenarbeit und Auffindbarkeit der Informationen. Hinterlegte Aufgaben lassen sich leichter priorisieren, wodurch das Zeitmanagement des Personals verbessert werden kann. Die Fortschritte können über Statusaktualisierungen einsehen werden. Allgemein ist einer der wichtigsten Vorteile einer Projektmanagement-Software, dass alle Beteiligten allzeit informiert sind und Probleme präventiv angegangen werden können.


Microsoft Project

Ein Beispiel für eine Projektmanagement-Software ist Microsoft Project. Sie dient der Planung, Steuerung und dem Kontrollieren von Projekten. Mithilfe dieses Tools kann mit Projekten rasch begonnen werden. Die Arbeit am Projekt kann zu jeder Zeit an jedem Ort fortgeführt werden. Allen Teammitgliedern liegt dieselbe aktuelle Version vor. Ergänzt beispielsweise ein Teammitglied ein Dokument, sehen es die anderen in Echtzeit. Kombiniert man Microsoft Projekt mit Microsoft Teams hat man weitere Vorteile, wie die Chatfunktion und Videokonferenzen.
Benötigter Aufwand, Projektdauer und Personaleinsatz können leicht verwaltet werden. So kann der Stand eines Projekts aktuell gehalten werden. Mithilfe des Tools „Business Intelligence“ kann man interaktive Dashboards erstellen. So kann der Gesamtstatus eines Projekts projiziert werden.
Mehr Informationen finden Sie hier.


Microsoft Teams

Wie im vorigen Abschnitt schon erwähnt, bringt es Vorteile, wenn Microsoft Project und Microsoft Teams kombiniert werden. Letzteres führt vor allem zu einer effizienteren Gestaltung von Teamarbeiten. Über die Chatfunktion kann miteinander gechattet und telefoniert werden. Beides kann sogar gleichzeitig stattfinden, was vor allem für größere Teams von Nutzen ist. Es ist sofort ersichtlich, wer anruft oder sich in die Telefonkonferenz einwählt. Ein simples Anklicken des Teams im Gruppenchat führt zur Teilnahme aller Mitglieder an einer Videokonferenz. Möchte man dem Team ein Dokument bereitstellen, funktioniert dies ganz einfach: man kann Worddateien, Exceltabellen und PowerPoint-Präsentationen abrufen, mit dem Team teilen und (gemeinsam) bearbeiten. Es ist auch möglich, nur den eigenen Bildschirm mit anderen Teilnehmern zu teilen. Auch dies funktioniert auf einfachem Wege während Telefon- oder Videokonferenzen.
Mehr Informationen finden Sie hier.


Microsoft Excel

Microsoft Excel ist ein Tabellenkalkulationsprogramm. Tabellen können mithilfe von Vorlagen erstellt werden, was es auch gerade für Neueinsteiger unkomplizierter macht. Die allgemeine Benutzeroberfläche besteht aus Arbeitsmappen mit Registern und Zellen. Eine Arbeitsmappe entspricht einer Datei. Das Register in der unteren Leiste zeigt dem Nutzer, auf welchem Blatt er sich derzeit befindet. Zahlen und Daten sind in den Zellen platziert. Diese sind durch Eingabe über den Zellbezug mit einer Tastenkombination aus Buchstabe und Zahl einzeln aufrufbar. Die Spalten laufen vertikal, so heißt die erste Spalte „A“ und die sich links neben ihr befindlichen B, C usw. Die Zeilen verlaufen horizontal. Die erste Zeile wird „1“ genannt. Die nachfolgenden Zeilen befinden sich unter ihr und werden nach aufsteigenden Zahlen benannt. Jede Zelle hat somit ihre eigene Buchstaben-Zahlenkombination. Die erste Zelle befindet sich links oben auf dem Arbeitsbereich. Ihr Name ist daher A1. Formeln und Werte können spalten- oder zeilenweise kopiert werden. Möchte man Werte berechnen, kann Excel dies mithilfe von leistungsstarken Funktionen beschleunigen und erleichtern. Außerdem lernt Excel aus den individuellen Arbeitsweisen seiner Nutzer. So organisiert die Software Nutzerdaten. Diese kann mithilfe der ausführlichen Tabellen gut überblicken. Mithilfe von Formatierungen und Grafiken können diese ansprechender gestaltet werden. Mittlerweile können sogar Daten eines Fotos in eine uneingeschränkt bearbeitbare Tabelle konvertiert werden. So wird dem Nutzer die mühsame, manuelle Dateneingabe erspart.
Wie bei MS-Project und MS-Teams kann man auch mit Excel Arbeitsmappen in Echtzeit für das Projektteam zur Verfügung stellen. So kann jeder Teilnehmer an der aktuellsten Version weiterarbeiten und Aufgaben können schneller fertiggestellt werden.
Mehr Informationen finden Sie hier.


Weitere Anbieter von Projektmanagement-Software

  • Deltek GmbH
  • cubus AG
  • Scheuring AG
  • CSS AG

Weitere Anbieter finden Sie hier.


Anbieter von Seminaren und Weiterbildungen zum Thema Projektmanagement

  • Technische Akademie Wuppertal e.V.
  • Management Forum Starnberg GmbH
  • IFM Institut für Managementberatung GmbH
  • PROKODA GmbH

Zur Seminar-Übersicht geht es hier.